Selon un récent Rapport de l’Association des conseillers en placement, 2021 a vu une augmentation de 6,7 % du nombre de conseillers en placement enregistrés auprès de la SEC et une baisse de 1,2 % du nombre de courtiers/négociants. Bien que ces statistiques ne signifient pas nécessairement la disparition de l’enregistrement FINRA, elles révèlent un intérêt croissant pour l’espace RIA.
Alors, êtes-vous l’un des nombreux à vouloir gérer une RIA ? Avant de sauter le pas, il y a beaucoup à mettre en place, y compris savoir ce qu’il faut pour assurer un programme de conformité solide. La première étape? Conformité du conseiller en placement.
Une introduction à la conformité des conseillers en placement
Les conseillers en placement enregistrés sont soumis à une myriade de réglementations, notamment l’Investment Advisers Act de 1940 et ses règles associées, y compris la SEC Loi sur les conseillers Règle 206(4)-7. La règle de 2003 exige que les conseillers en placement inscrits auprès de la Commission « adoptent et mettent en œuvre des [compliance] politiques et procédures raisonnablement conçues pour prévenir la violation » de la Loi sur les conseillers.
Ces politiques et procédures doivent être revues et testées pour leur efficacité au moins une fois par an. De plus, un responsable de la conformité (CCO) nommé par l’entreprise doit superviser la mise en œuvre et la surveillance de ces politiques et procédures.
Pour les AIR nouvellement créées, la SEC fournit un introduction utile pour les conseillers en placement à mesure qu’ils élaborent la structure de leurs programmes de conformité. Heureusement pour votre auteur intrépide, il fournit également le cadre de cet article.
Une lecture rapide de l’introduction de la SEC peut laisser penser que tout ce que vous avez à faire est de taper quelques politiques dans un document Word, de vous nommer CCO et de classer ce document pour un examen occasionnel. Il s’avère que la SEC a des problèmes importants avec cette approche.
Comment Pas exécuter une RIA
Dans un Action de septembre 2021 contre Soteira Capital, LLC, la SEC a temporairement exclu le fondateur et CCO de la RIA du secteur des valeurs mobilières et a infligé 567 000 $ d’amendes et de pénalités à leur encontre et à celle de l’entreprise. Parmi les infractions figurait le manque de politiques et de procédures écrites suffisantes de la part de l’entreprise – son manuel de conformité ne comptait que 12 pages et n’abordait pas plusieurs domaines importants de son programme de conformité. Le chef de la conformité n’était manifestement pas en position d’autorité et ne surveillait pas efficacement le programme de conformité du conseiller en placement, voire pas du tout.
Il existe également de nombreuses autres lacunes – l’ensemble de l’ordonnance de la SEC est une lecture éducative sur la façon dont ne pas exécuter une RIA.
Les incontournables du programme de conformité
Stratégies. En gardant à l’esprit ce cauchemar réglementaire, que comprend un programme de conformité efficace ? Il devrait, au minimum, contenir des politiques sur les éléments suivants :
- Processus de gestion de portefeuille : Comment démontrez-vous la répartition des opportunités d’investissement entre les clients et la cohérence des portefeuilles avec les objectifs d’investissement des clients, vos informations à fournir aux clients et les restrictions réglementaires applicables ?
- Divulgations : Quelles informations sont communiquées aux investisseurs, aux clients et aux régulateurs, telles que les relevés de compte et les publicités ?
- Négoce pour compte propre : Quelles sont vos activités commerciales personnelles et celles de vos employés ?
- Garanties pour les actifs des clients : Comment empêchez-vous la conversion ou l’utilisation inappropriée par votre personnel ?
- Création précise des enregistrements requis : Comment les dossiers sont-ils créés et conservés de manière à ce qu’ils ne soient pas modifiés, utilisés ou détruits sans autorisation ?
- La protection de la vie privée: Comment protégez-vous les informations des clients ?
- Pratique commerciale : Quelles procédures montrent comment vous remplissez votre obligation de meilleure exécution, utilisez le courtage client pour obtenir des services de recherche et d’autres services (appelés « accords de courtage ») et répartissez les transactions agrégées entre les clients ?
- Services-conseils en marketing : Avez-vous inclus le recours à des avocats? Avez-vous un processus de pré-approbation documenté pour les éléments marketing utilisés par vos conseillers ?
- Processus d’évaluation des avoirs des clients : Comment évaluez-vous les frais en fonction de ces évaluations?
- Plans de continuité d’activité : Comment votre entreprise continuera-t-elle à fonctionner en cas de catastrophe ?
De toute évidence, cette liste contient beaucoup de choses. Il y a tellement de choses impliquées dans chaque politique, et il peut y avoir d’autres domaines que vous devrez inclure en fonction des détails de l’activité de votre entreprise – et ces détails sont importants. La SEC s’attend à ce que vos politiques et procédures soient adaptées à votre entreprise et ne soient pas simplement un manuel acheté ou obtenu auprès d’un tiers sans aucune personnalisation. Alors, par où commencer ?
Matrice des risques. Un bon point de départ consiste à élaborer une matrice des risques pour votre entreprise qui servira de base à un programme de conformité efficace. En bref, il s’agit d’un outil utilisé par la plupart des conseillers en placement pour identifier à la fois les risques potentiels pour l’entreprise et les stratégies d’atténuation et de test pour faire face à ces risques.
Par exemple, supposons que votre cabinet identifie le décès ou l’incapacité de son unique représentant-conseil comme un risque. Il s’agit d’un risque que de nombreuses entreprises n’ont pas atténué, entraînant même une Proposition de règle de la SEC en 2016. Avez-vous entamé le processus d’identification d’un partenaire de succession à long terme ? Si non, comment vos clients recevraient-ils le service si le seul représentant-conseil du cabinet décédait ou était frappé d’incapacité ? Particulièrement en période de turbulences sur les marchés, laisser un client sans la capacité d’effectuer des transactions dans son portefeuille serait considéré comme une violation de l’obligation fiduciaire de votre entreprise.
La réalisation d’une analyse annuelle des risques oblige les entreprises à faire face à ces problèmes parfois inconfortables et renforce votre capacité à présenter une «culture de la conformité» aux régulateurs, sans parler d’aider à assurer la sécurité de vos clients.
Il est essentiel de documenter ces éléments sur la matrice. De cette façon, vous pouvez vous assurer que pour chaque risque potentiel, il existe une politique, une procédure et une stratégie pour aider à atténuer ledit risque. De plus, la matrice doit être révisée annuellement, au minimum, à la lumière des nouveaux développements réglementaires, des nouvelles initiatives commerciales et des résultats des tests. L’utilisation d’une matrice des risques bien conçue comme référence peut aider à créer des procédures pour opérationnaliser le nouveau programme de conformité.
Le rôle du CCO
En tant que conseiller en placement, vous devez nommer un CCO pour superviser votre programme de conformité. L’importance de ce poste ne peut être surestimée. La personne choisie est la meilleure défense de votre entreprise contre les mesures réglementaires défavorables. Comme nous l’avons vu dans le Soteira cas discuté plus tôt et à plusieurs reprises lors de l’examen de la liste sans cesse croissante des mesures d’exécution sur le Site Web de la SECle fait de ne pas avoir un CCO compétent et dévoué serait désastreux pour votre entreprise.
En effet, lors d’un séminaire SEC 2020 pour les sociétés d’investissement et les conseillers en investissement, Peter Driscoll, alors directeur de l’Office of Compliance Inspections and Examinations de la SEC, fait précisément ce point:
« Il est important de noter que la règle de conformité exige que chaque conseiller désigne un CCO pour administrer ses politiques et procédures de conformité. Comme la Commission l’a décrit dans la Compliance Rule Adopting Release, le CCO d’un conseiller doit être compétent et informé de la Loi sur les conseillers et doit être investi de l’entière responsabilité et de l’autorité nécessaires pour élaborer, mettre en œuvre et faire appliquer les politiques et procédures appropriées pour le cabinet. Et un CCO devrait avoir une position d’ancienneté et d’autorité suffisante au sein de l’organisation pour obliger les autres à adhérer aux politiques et procédures de conformité.
Trouver la bonne personne pour le poste. Malheureusement, vous n’allez pas trouver un groupe de candidats CCO exceptionnels défonçant la porte de votre nouveau cabinet RIA. De nombreux AIR choisissent parmi leur personnel existant, souvent un conseiller permanent, pour remplir ce rôle. Bien qu’il s’agisse d’un choix raisonnable et souvent nécessaire à court terme, cette personne continuera d’avoir des responsabilités en contact avec les clients, sans parler des tâches quotidiennes liées à la gestion d’une petite entreprise.
Pour cette raison, les conseillers sur la piste RIA devraient sérieusement envisager de sélectionner et de former une personne capable au sein de l’entreprise pour éventuellement jouer le rôle de CCO. Un bon programme de formation pour un candidat CCO comprend trois éléments spécifiques :
Bien sûr, rien ne remplace l’expérience. Opérationnaliser, exécuter et tester un programme de conformité présentera toujours des opportunités d’évolution et de croissance.
Êtes-vous prêt à exécuter une RIA ?
Comme vous pouvez le voir, de nombreux facteurs doivent être pris en compte pour décider si c’est le bon moment pour exécuter une RIA. Mais chaque entreprise doit commencer quelque part, et l’établissement d’un programme de conformité efficace pour les conseillers en placement sera essentiel. En investissant dans la conformité, de l’établissement de procédures à l’embauche d’un CCO, vous constaterez des rendements positifs en réduisant les risques réglementaires, financiers et de réputation pour votre entreprise.
Êtes-vous prêt à gérer une RIA, mais vous ne voulez pas faire cavalier seul ? Découvrez comment le bon cabinet partenaire peut vous fournir le soutien et la flexibilité dont vous avez besoin.
